Ce que la loi impose de transmettre au locataire
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose, après toute régularisation, que le locataire ait accès à :
Un décompte détaillé et compréhensible
Le décompte doit obligatoirement mentionner, pour chaque poste de charge :
- la nature de la charge (eau, chauffage, entretien, TEOM, etc.)
- le montant total annuel par poste
- la clé de répartition utilisée
- la quote-part imputée au logement
- le total des provisions déjà versées
- le solde final (à payer ou à rembourser)
Un total global sans ce détail est juridiquement fragile en cas de contestation.
Une explication claire de la méthode de répartition
Cette méthode doit être conforme au bail et identique pour tous les locataires d'un même logement — un point particulièrement important en colocation (voir article 7).
L'accès aux pièces justificatives pendant 6 mois
Le locataire doit pouvoir accéder, pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, à l'ensemble des pièces justificatives : factures, décompte de copropriété, appels de fonds retraités, avis de taxe foncière, contrats d'entretien.
La possibilité d'un étalement en cas de rappel important
Si la régularisation porte sur une période remontant à plus d'un an, le locataire peut demander un étalement du paiement du solde sur 12 mensualités (voir articles 2 et 5).
Notre engagement : la transparence documentaire
Au-delà du strict cadre légal, nous appliquons une règle simple : les documents que vous déposez sont transmis tels quels au locataire, sans aucune modification de notre part. Nous ne caviardons pas, ne masquons pas et ne modifions aucune information sur les factures ou décomptes que vous nous transmettez — y compris vos coordonnées personnelles (nom, adresse, etc.) si elles y figurent. C’est à vous de prendre vos dispositions avant de nous transmettre les documents.
Si vous souhaitez que certaines informations de contact ne soient pas visibles par votre locataire, c'est à vous de les masquer avant de déposer le document dans l'espace dédié à la régularisation. Cette évolution nous permet d'aller plus vite dans le traitement des dossiers, et nous évite d'introduire par erreur une incohérence entre le document original et celui transmis.
Pourquoi nous allons au-delà du strict minimum légal
La loi n'impose pas la transmission systématique de toutes les factures : elle impose un accès sur demande. Nous avons fait le choix de transmettre systématiquement les pièces justificatives dès l'envoi du décompte, sans attendre une demande explicite du locataire. Cette approche réduit très significativement le nombre de contestations, car elle laisse beaucoup moins de place au doute ou au sentiment d'opacité.
Pour savoir comment transmettre vos propres documents dans les meilleures conditions, consultez les articles 5 et 6 selon votre situation (cours de bail ou fin de bail).