Une régularisation différente de celle en cours de bail

Au départ d'un locataire, la régularisation de charges obéit à la même logique légale que la régularisation en cours de bail (charges récupérables selon le décret du 26 août 1987, justification par documents réels), mais elle se heurte à une contrainte pratique majeure : les documents définitifs ne sont pas toujours disponibles au moment du départ.

Le décompte annuel de copropriété est souvent édité plusieurs mois après la clôture de l'exercice — largement après le départ du locataire. Or il n'est pas possible d'attendre indéfiniment : le locataire part, sa nouvelle adresse peut devenir difficile à obtenir, et le recouvrement d'un solde devient plus complexe avec le temps.

Pourquoi un décalage existe entre le départ du locataire et la régularisation

Le décompte annuel de copropriété, seule base juridiquement solide pour une régularisation (voir article 4), est souvent édité plusieurs mois après la clôture de l'exercice — parfois un an ou plus après la date de départ du locataire. Ce décalage temporel est structurel : il ne dépend ni de nous, ni de vous, mais du calendrier de traitement du syndic.

C'est ce décalage qui pose un problème pratique majeur en fin de bail. En cours de bail, ce délai n'est pas gênant : le locataire est toujours en place, nous pouvons attendre le document définitif sans risque de perdre le contact avec lui. En fin de bail, la situation est radicalement différente.

Pourquoi nous acceptons, dans ce cas précis, de nous appuyer sur les appels de fonds

Une fois le locataire parti, la loi continue de le rendre redevable d'un éventuel solde de charges — mais dans les faits, ce recouvrement devient extrêmement difficile, voire impossible, dès que le temps passe :

• le locataire ne répond plus aux relances,
• il a pu changer d'adresse sans nous la communiquer,
• les mises en demeure envoyées restent sans effet, faute d'interlocuteur ou de solvabilité identifiable,
• engager une procédure judiciaire pour un solde de charges est rarement proportionné au montant en jeu.

Attendre le décompte annuel définitif, qui peut arriver un an après le départ, revient donc concrètement à renoncer à la régularisation. C'est pourquoi, spécifiquement pour les fins de bail, nous acceptons de nous appuyer sur les appels de fonds trimestriels, retraités selon le pourcentage de charges récupérables identifié sur le dernier décompte annuel connu (voir article 4 pour le détail de cette méthode), plutôt que d'attendre un document que nous ne pourrons plus exploiter utilement une fois le locataire introuvable.

Le risque à connaître : la contestation

Il faut être transparent sur ce point : une régularisation basée sur un appel de fonds retraité est plus fragile juridiquement qu'une régularisation basée sur le décompte annuel définitif. Si le locataire (ou un juge, en cas de conciliation) conteste le montant, notre position est moins solide que dans le cas d'un document définitif et arrêté. C'est un compromis assumé : nous choisissons une base estimative mais applicable tout de suite, plutôt qu'une base parfaite mais qui arriverait trop tard pour être recouvrée.

Le dépôt de garantie comme filet de sécurité possible

L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 offre au bailleur la possibilité de retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie, dans l'attente de la régularisation définitive des charges de copropriété lorsque celle-ci n'a pas encore été arrêtée au moment du départ du locataire. Ce n'est pas une obligation légale, et nous ne l'appliquons pas de façon systématique : cette retenue est étudiée au cas par cas, en fonction du contexte de chaque dossier (montant probable de la régularisation, historique du locataire, délai estimé avant l'obtention du décompte définitif, etc.).

Quand elle est mobilisée, cette retenue permet de sécuriser le recouvrement d'un éventuel solde directement sur une somme déjà en notre possession, sans dépendre de la réactivité — ou de la bonne foi — d'un locataire déjà parti.

Ce qui ne change pas par rapport à une régularisation classique

• Les charges non récupérables restent exclues (décret n° 87-713 du 26 août 1987).
• La méthode de répartition entre locataires (en cas de colocation) et le calcul des prorata restent identiques — voir l'article 7 « Notre méthode de calcul ».
• Le locataire garde son droit d'accès aux justificatifs et à l'information sur le calcul (article 23, loi du 6 juillet 1989).

Notre recommandation

Pour limiter le recours aux appels de fonds et sécuriser au maximum vos régularisations de fin de bail, nous vous encourageons à :

• transmettre vos documents de charges au fil de l'eau, plutôt que d'attendre le départ d'un locataire pour tout regrouper — voir article 5 sur le dépôt continu.

Plus le décompte annuel définitif est disponible tôt, moins nous avons besoin de nous appuyer sur des appels de fonds — et donc moins le risque de contestation est élevé.

Pour la méthode précise de calcul (répartition entre locataires, prise en compte des dates), consultez l'article 7.