Une obligation légale, pas une option
Dès lors que votre bail prévoit des charges en provision (voir article 2), l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 nous impose de réaliser une régularisation annuelle — ce n'est pas une simple possibilité, c'est une obligation.
Aujourd'hui, cette régularisation est déclenchée sur demande : c'est vous, en tant que propriétaire, qui nous sollicitez pour lancer le calcul (ou, plus rarement, votre locataire). Nous ne relançons pas automatiquement chaque bail à date fixe.
Point de vigilance : comme la régularisation est une obligation légale annuelle, ne pas la déclencher chaque année vous expose, à terme, à devoir régulariser plusieurs années d'un coup — ce qui augmente le montant du solde et le risque de contestation. Nous vous recommandons donc de nous solliciter dès que le décompte annuel de copropriété (ou les factures nécessaires) sont disponibles, sans attendre plusieurs exercices.
Sur quelle base calculons-nous ?
En cours de bail, nous n'utilisons que des factures au réel :
- le décompte annuel de copropriété, édité par le syndic après clôture des comptes,
- les factures réelles de chaque poste de charges récupérables (eau, électricité, gaz, entretien, TEOM, internet, etc.), conformément à la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Nous n'utilisons jamais les appels de fonds trimestriels comme base de calcul pour ce type de régularisation (voir article 4 pour le détail de cette distinction).
Conséquence pratique : comme nous devons attendre les documents définitifs, la période régularisée n'est pas toujours calée sur l'année civile. Elle est ajustée en fonction des documents réellement disponibles — sans jamais régulariser deux fois la même période.
Le calendrier légal à connaître
| Obligation | Référence légale | Délai |
| Information du locataire avant la régularisation | Article 23, loi du 6 juillet 1989 | 1 mois avant |
| Délai maximum pour réaliser une régularisation | Article 7-1, loi du 6 juillet 1989 | 3 ans |
| Accès du locataire aux justificatifs | Article 23, loi du 6 juillet 1989 | 6 mois après l'envoi du décompte |
| Étalement du paiement si le locataire le demande (régularisation portant sur une période de plus d'un an) | Article 23, loi du 6 juillet 1989 | Jusqu'à 12 mensualités |
Ce que nous vous demandons
Vous n'avez pas besoin d'attendre le moment de la régularisation pour nous transmettre vos documents. Dès que vous recevez une facture, un décompte de syndic, ou tout autre document utile à une future régularisation, vous pouvez le déposer dans l'espace dédié. Ces documents sont stockés au fur et à mesure, tout au long de l'année, et viennent alimenter le dossier de régularisation du bien.
Concrètement :
- déposez le décompte annuel de copropriété dès sa réception,
- déposez les factures de charges au fil de l'eau (électricité, gaz, internet, entretien, etc.), avec leur période de couverture exacte (voir article 7 sur ce point précis); on recommande des factures mensuelles, bi mensuelle ou trimestrielles plutôt que des factures annuelles.
L'intérêt de ce dépôt continu : au moment où vous nous solliciterez pour déclencher la régularisation, l'essentiel des documents nécessaires sera déjà disponible et vérifié — ce qui permet un traitement beaucoup plus rapide qu'une collecte de documents réalisée en une seule fois. Plus les documents sont transmis tôt et de façon complète, plus la régularisation peut intervenir rapidement une fois demandée.
Pour ajuster vos provisions après une régularisation, consultez l'article 10.