Deux documents très différents, souvent confondus

Si votre bien est en copropriété, vous recevez régulièrement deux types de documents du syndic, qui n'ont ni le même objet ni la même valeur pour une régularisation de charges.

Le décompte annuel de copropriété

Édité une fois par an, il reprend l'intégralité des dépenses réellement engagées par la copropriété sur l'exercice écoulé, poste par poste. Il distingue notamment :

• la quote-part propriétaire : le montant total que vous devez assumer,
• la charge récupérable : la part de ce montant que vous pouvez refacturer à votre locataire, conformément au décret du 26 août 1987. Les informations données à ce titre par le syndic sont souvent erronées. De fait, le syndic n’a aucune obligation légale d’indiquer la part récupérable.

L'appel de fonds trimestriel

Transmis 4 fois par an, il s'agit d'une avance de trésorerie destinée à faire fonctionner la copropriété avant que les comptes de l'exercice ne soient arrêtés. Son montant est basé sur les dépenses de l'année passée et les évolutions de coûts attendues. Il n'indique pas toujours la part récupérable auprès du locataire, et mélange souvent des éléments très différents (charges récupérables, charges non récupérables, honoraires de syndic, provisions pour travaux, fonds travaux, régularisations antérieures…). Même quand la part est affichée, cela reste souvent une estimation.

Pourquoi cette distinction est cruciale

Nous ne pouvons pas nous baser directement sur les appels de fonds pour calculer une régularisation en cours de bail. Utiliser leur montant tel quel reviendrait à facturer des sommes potentiellement non récupérables à votre locataire — ce qui expose la régularisation à une annulation en cas de contestation.

En cours de bail, notre base de calcul est donc systématiquement le décompte annuel de copropriété. Nous attendons sa publication avant de régulariser.

En fin de bail, lorsque le décompte annuel définitif n'est pas encore disponible, nous pouvons exceptionnellement nous appuyer sur les appels de fonds — voir l'article 6 « Régularisation en fin de bail » pour le détail de cette exception.

Comment nous retraitons les appels de fonds quand nous devons les utiliser

Lorsque nous devons nous appuyer sur des appels de fonds provisoires (uniquement en fin de bail), nous appliquons le pourcentage de charges récupérables identifié sur le dernier décompte annuel connu.

Exemple : un décompte annuel indique une quote-part propriétaire de 1 602,50 € et une charge locataire (récupérable) de 708,17 € sur l'exercice. Le taux de charges récupérables est alors de 44,19 %. Ce même taux sera appliqué aux appels de fonds plus récents, tant que le décompte définitif correspondant n'est pas publié. Dès sa publication, ce document vient remplacer les appels de fonds provisoires pour les régularisations suivantes.

Pour comprendre dans quel contexte précis nous utilisons l'un ou l'autre de ces documents, consultez les articles 5 et 6 sur les régularisations en cours de bail et en fin de bail.