Le point de départ de toute régularisation

Avant même de parler de calcul, il faut vérifier un point : votre bail prévoit-il des charges au forfait ou en provision ? Cette distinction, encadrée par l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, détermine si une régularisation est même possible.

• Logement loué vide (non meublé) : les charges sont obligatoirement en provision.
• Bail mobilité : les charges sont obligatoirement au forfait.
• Tous les autres cas (notamment la location meublée classique) : le choix vous appartient, et doit être précisé dans le bail.

Ce que chaque régime implique

Charges au forfait

Le montant est fixé et ne varie pas en fonction des dépenses réelles. Aucune régularisation n'est possible.

Charges en provision

La régularisation annuelle est une obligation légale, pas une simple faculté. Elle consiste à comparer les provisions mensuelles versées par le locataire aux dépenses réellement engagées sur la période :

• si le locataire a versé plus que les charges réelles → le trop-perçu lui est remboursé,
• si le locataire a versé moins → le solde lui est réclamé.

Cette obligation doit être honorée chaque année, mais la loi prévoit un délai maximum de 3 ans en cas d’oubli ou de non disponibilité des documents (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si la régularisation porte sur une période remontant à plus d'un an, le locataire peut demander un étalement du paiement du solde sur 12 mensualités.

Pourquoi cette distinction compte pour vous

Un montant de provisions mal calibré au départ est la première cause de litige, quel que soit le régime choisi :

• au forfait, un montant trop bas ne pourra jamais être corrigé — le forfait reste fixe jusqu'à la prochaine négociation du bail,
• en provision, un montant trop bas génère une régularisation potentiellement lourde, souvent perçue comme injustifiée par le locataire même lorsqu'elle est parfaitement fondée.

Notre recommandation : fixer des provisions ou un forfait réaliste dès la signature du bail reste votre meilleure protection contre les contestations futures.

Pour la liste précise des charges pouvant faire l'objet d'une provision ou d'un forfait, consultez l'article 3 « Charges récupérables ».