ll est possible de procéder à la régularisation des charges locatives sous plusieurs conditions :
- Il est précisé dans le bail du locataire qu'il est possible de faire la régularisation des charges. Dans ce cas, il est indiqué que le locataire verse des provisions sur charges. Dans le cas inverse, il est précisé que le locataire verse un forfait sur charges. Il paye alors un forfait qui est fixe et la régularisation n'est pas possible.
- Il doit être précisé dans le bail le détail des charges incluses sur lesquelles se calculera la régularisation
- Le propriétaire doit être en mesure de fournir tous les documents, factures, pièces comptables permettant de justifier le montant de cette régularisation.
Comment se calcule la régularisation des charges ?
Le plus souvent la régularisation des charges s'effectue une fois par an (en fin d'année) ou lors du départ du locataire. Elle est à l'initiative du locataire ou du propriétaire et est calculé par le propriétaire bailleur ou l'agence immobilière.
Quelles sont les étapes ?
1) Réunir l'ensemble des justificatifs précisant le montant réel des charges locatives incluses dans le contrat de bail :
- Factures (électricité, gaz, internet, entretien chaudière...)
- Documents de copropriété (décompte des charges de copropriété notamment, il est fourni par le syndic de copropriété tous les ans, semestres ou trimestres)
- Taxes et impôts (la taxe d'enlèvement des ordures ménagères notamment, le montant se trouve sur la taxe foncière)
2) Additionner ensuite toutes les dépenses pour arriver à un total global sur une période (annuel le plus souvent).
3) Comparer enfin le montant réels des charges locatives (total de tous ces justificatifs) avec le montant des charges payées par avance par le locataire chaque mois.
En d'autres termes ; la régularisation est le calcul du montant réel des charges locataires que l'on compare aux charges payées par avance par celui-ci.
La régularisation peut donc donner lieu à un remboursement par le propriétaire ou un complément de charges à payer par le locataire.
Dans le cadre d'une colocation ?
Dans le cadre d'une colocation, le montant réel des charges et divisé par le nombre de colocataires à part égale. Pour un locataire qui est arrivé (ou qui part) en cours d'année, le calcul du montant des charges se fait au prorata, c'est à dire que l'on calcul un montant en proportion du temps passé dans le logement. C'est alors sur la base du contrat de bail (date de début / date de fin de bail) qu'est calculé ce montant.