Chaque mois, vous versez une provision pour couvrir vos charges (eau, chauffage, entretien de l'immeuble, etc.). Une fois par an, nous comparons ce que vous avez versé aux dépenses réellement engagées sur le logement : si vous avez trop versé, vous êtes remboursé ; si ce n'est pas suffisant, un complément vous est demandé.
Cette page vous explique simplement comment nous procédons, pour que ce calcul ne soit jamais une source de surprise.
Notre principe : ne facturer que ce qui est justifié
Nous privilégions systématiquement des documents réels — décompte annuel de copropriété, factures d'énergie et d'entretien — plutôt qu'une estimation. C'est le cas pour toutes les régularisations en cours de bail. En fin de bail uniquement, il peut arriver que le document définitif du syndic ne soit pas encore disponible : dans ce cas précis, une base légèrement provisoire peut être utilisée le temps de l'obtenir (voir plus bas, "Ce qui change à votre départ"). Dans tous les cas, seule une liste de charges strictement définie par la loi (décret du 26 août 1987) peut vous être facturée. Une dépense qui n'entre pas dans cette liste ne vous sera jamais réclamée.
Forfait ou provision : ce que ça change pour vous
Votre bail précise si vos charges sont au forfait ou en provision — c'est écrit noir sur blanc dans votre contrat.
- Au forfait : vous payez un montant fixe chaque mois. Il n'y a jamais de régularisation, ni dans un sens ni dans l'autre.
- En provision : vous versez une avance mensuelle, comparée une fois par an aux dépenses réelles. C'est la situation la plus courante pour les logements non meublés. Si elle n'a pas pu être faite chaque année, une régularisation peut couvrir jusqu'aux 3 dernières années.
Si vous êtes en provision, recevoir une régularisation (à la hausse ou à la baisse) est donc tout à fait normal — c'est simplement le mécanisme prévu par la loi pour que vous ne payiez ni plus, ni moins que vos charges réelles.
Comment nous calculons votre régularisation
Voici, simplement, les principes qui garantissent que le montant que vous recevez correspond exactement à votre situation.
Nous ne comptons que ce que vous avez réellement consommé. Sur une facture, il y a parfois plusieurs dates : celle où elle a été émise, celle de votre abonnement, et celle de votre consommation réelle. Nous ne retenons que la période de consommation réelle. Si vous êtes arrivé ou parti en cours de mois, seule la part correspondant à votre présence effective vous est facturée — jour par jour.
Nous distinguons deux types de charges :
- Les charges liées à votre consommation (eau, électricité, chauffage, gaz) sont réparties entre les locataires présents dans le logement, pas entre le nombre de chambres total. C’est assez logique : une chambre vide ne consomme rien.
- Les charges fixes (entretien de l'immeuble, TEOM, internet…) sont divisées par le nombre chambre total. Toute chambre vide reste à la charge du propriétaire.
En colocation, chacun paie sa juste part. Le calcul tient compte des dates de début et de fin de contrat de chaque colocataire (attention, on ne prend pas en compte les dates d’entrée et de sortie, on parle bien des dates du contrat).
Ce que vous recevez
Pour que tout soit clair de votre côté, chaque régularisation s'accompagne systématiquement de :
- un décompte détaillé, poste par poste (eau, chauffage, entretien, etc.), et non un simple total,
- l'accès aux factures et documents qui ont servi au calcul,
- un délai raisonnable pour vérifier ces éléments avant tout règlement.
Si le montant à régler est important et porte sur plus d'un an, vous pouvez toujours demander à l'étaler sur plusieurs mois plutôt que de le régler en une fois.
Ce qui change à votre départ
À votre départ, le principe reste le même : vous ne payez que vos charges réelles. Une seule différence pratique : le document officiel de copropriété qui sert de base au calcul (le décompte annuel du syndic) n'est pas toujours disponible immédiatement après votre départ — il peut arriver plusieurs mois plus tard. Il y a donc deux possibilités:
- Votre régularisation peut être établie sur la base des appels de fonds. Ces documents provisoires sont systématiquement associés au décompte annuel des années précédentes afin que soit retenue la base la plus précise possible. Cependant, dans ce cas, le propriétaire accepte de prendre le risque de se baser sur des documents non définitifs. Un re-calcul peut être demandé à publication du document définitif, mais attention : cela n'est pas toujours en faveur du demandeur (locataire ou propriétaire).
- Le propriétaire peut également choisir de réaliser le calcul uniquement lors de la publication des documents définitifs. Dans ce cas, la loi autorise de retenir 20% du dépôt de garantie jusqu'à ce que le calcul puisse être réalisé sur la base de ces documents (avec un maximum de 12 mois).
Une question sur votre situation personnelle ? Nos gestionnaires sont à votre disposition.